Hồ sơ năng lực công ty gồm những gì? Vai trò của hồ sơ năng lực đối với các doanh nghiệp là gì? Đây là câu hỏi chung của rất nhiều người mới kinh doanh. Để giải đáp những thắc mắc đó, Nội thất My House xin chia sẻ tới bạn đọc một số thông tin chi tiết qua bài viết dưới đây.

Hồ sơ năng lực là gì?

Một cuốn profile hay còn gọi là hồ sơ năng lực được thiết kế dưới dạng một cuốn sách nhỏ, gồm nhiều trang A4 – thể hiện dưới dạng hình ảnh đi kèm nội dung. Hồ sơ năng lực cung cấp thông tin tóm tắt về công ty, lĩnh vực kinh doanh, điểm khác biệt, sản phẩm – dịch vụ, khách hàng và các dự án của công ty đã thực hiện.

Hồ sơ năng lực cung cấp thông tin tóm tắt về công ty, lĩnh vực kinh doanh, điểm khác biệt, sản phẩm – dịch vụ

Profile được coi là tài liệu vô cùng quan trọng để bán hàng, truyền tải các thông tin đến khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, chủ thầu. Cuốn profile này cũng có thể coi là một trong những tài liệu marketing vô cùng quan trọng, giúp truyền tải thông tin doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.

Trước kia hồ sơ năng lực được sử dụng nhiều trong đấu thầu dự án ngành xây dựng, nhằm chứng minh năng lực của công ty qua các công trình, dự án. Ngày nay, nó được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực, như một kênh marketing trực tiếp, hiệu quả.

Xem thêm:

#1 Bộ nhận diện thương hiệu gồm những gì? Hướng dẫn A-Z

Vai trò của hồ sơ năng lực

Hồ sơ năng lực thường được đi kèm trong một bộ tài liệu bán hàng chuyên nghiệp của công ty, là loại tài liệu tự giới thiệu ngắn gọn, nhưng hiệu quả. Nó trờ nên quan trọng khi được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau:

Giới thiệu công ty trước đối tác, nhà thầu, khách hàng tiềm năng

Với profile công ty, bạn hoàn toàn có thể gửi qua mail kèm với tài liệu bán hàng khác hoặc thuyết trình trước khách hàng.

Khi tham gia đấu thầu một dự án

Khi tham gia một sân chơi lớn, việc bạn cần đó là có hình ảnh chuyên nghiệp với một bộ hồ sơ dự thầu đủ tiêu chuẩn. Một bộ profile công ty ấn tượng sẽ làm cho hình ảnh công ty nổi bật hơn cả.

Như một tài liệu bán hàng

Khi làm việc với các đối tác lớn, cuốn profile có thể giúp bạn trả lời các câu hỏi thường xuyên về năng lực công ty. Ví dụ như « công ty bạn làm về lĩnh vực gì, ở đâu ? Thành lập từ năm nào ? Có bao nhiêu nhân sự ? » Với những dạng câu lặp đi lặp lại như này, cuốn profile công ty sẽ đáp ứng được.

Bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn khi có một cuốn profile ấn tượng này.

Hồ sơ năng lực thường được đi kèm trong một bộ tài liệu bán hàng chuyên nghiệp của công ty

Cảm nhận về công ty chuyên nghiệp, đẳng cấp hơn

Chỉ là một cuốn profile nhưng nó giúp cho doanh nghiệp có được sự chuyên nghiệp và quy mô nhất định trong mắt khách hàng. Tạo uy tín, tạo niềm tin sẽ giúp bạn có nhiều khách hàng và đối tác hơn.

Tài liệu đọc trực tiếp thay vì truy cập website

Giữa muôn vàn thông tin và hình ảnh trên web, khách hàng không thể tìm thấy ngay thông tin mình cần. Đặc biệt khi khách không kết nối internet thì không thể có dữ liệu cần thiết. Do vậy, cung cấp một tài liệu trực tiếp cho khách đọc mọi nơi, mọi lúc là một điều nên làm.

Các yêu cầu khi thiết kế hồ sơ năng lực

Hồ sơ năng lực (profile) là ấn phẩm vô cùng quan trọng, đại diện cho cả bộ mặt của một công ty, doanh nghiệp. Nên phải thể hiện được đặc trưng của doanh nghiệp thông qua nội dung và hình ảnh xuyên suốt. Dưới đây là các yêu cầu khi thiết kế hồ sơ năng lực mà bạn nên nắm rõ.

Hình ảnh: Hình ảnh trong hồ sơ năng lực cần chân thực, ấn tượng, để lại dấu ấn cho người xem.
Nội dung: Nội dung hồ sơ năng lực cần ngắn gọn, xúc tích nhưng đầy đủ và có cá tính riêng.
In ấn: In ấn thành phẩm hồ sơ đảm bảo chất lượng, có giá trị sử dụng lâu dài.

Hồ sơ năng lực bao gồm những gì?

Một cuốn hồ sơ năng lực phải được thể hiện được điểm mạnh và sự khác biệt của công ty trong cùng ngành kinh doanh. Chứng minh cho khách hàng thấy văn hóa kinh doanh, sự chuyên nghiệp của công ty và những định hướng phát triển tiềm năng của công ty trong thời gian tới.

Một cuốn hồ sơ năng lực gồm những phần chính sau đây:

Bìa cuốn hồ sơ năng lực

Trang bìa phải thể hiện được: logo,thương hiệu, slogan và biểu tượng lĩnh vực kinh doanh của công ty. Phải được thiết kế đơn giản nhưng phải ấn tượng và sáng tạo nhất.

Do trang bìa là thứ đầu tiên đập vào mắt người đọc, gây ấn tượng ngay từ thời khắc ban đầu, quyết định rất lớn đến khả năng hợp tác sau này. Nhấn mạnh vào những keywords để gây sự chú ý và ấn tượng.

Giới thiệu lịch sử công ty

Phần này cần trình bày rõ ràng nội dung quá trình hình thành và phát triển công ty. Tầm nhìn chiến lược và sứ mạng kinh doanh của công ty. Giá trị cốt lõi, nhân sự nòng cốt, năng lực máy móc. Trình bày rõ ràng sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty. Những thành tích nổi bật, những khó khăn mà công ty đã gặp phải và vượt qua.

Việc thể hiện các thành tích nổi bật chứng tỏ cho khách hàng thấy thực lực làm việc của công ty. Việc trình bày khó khăn và cách khắc phục cho khách hàng thấy bản lĩnh mạnh mẽ của công ty. Tất cả điều này giúp gia tăng niềm tin và khả năng nhận diện thương hiệu của đối tác.

Báo cáo tài chính

Những bản báo cáo tài (thường là 3 năm gần nhất) chỉnh chu và chính xác có lẽ là bằng chứng duy nhất chứng minh năng lực, tiềm lực phát triển của công ty.

Các công ty không cần đưa đầy đủ các thông tin tài chính vào nội dung hồ sơ năng lực mà chỉ cần đưa ra một số thông tin quan trọng. Như tài sản, doanh thu hoặc thu nhập sau thuế.

Phần này trình bày rõ những thế mạnh chỉ riêng công ty mình có, điểm khác biệt của dịch vụ, sản phẩm để cạnh tranh với đối thủ trong cùng ngành.

Dự án nổi bật

Để củng cố niềm tin cho khách hàng và đối tác, thúc đẩy việc kinh doanh. Việc đưa ra những dự án thành công nổi bật mà công ty bạn đã thực hiện mà các công ty đối thủ chưa đạt được.

Thông tin pháp lý

Phần này cung cấp thông tin cần thiết về mặt pháp lý như: giấy tờ giao dịch, mã số thuế, giấy phép kinh doanh…
Liên quan trực tiếp đến luật pháp và công ty nên yêu cầu sứ chính xác cao. Cũng là công cụ giúp khách hàng tường minh về công ty hơn.

Nhân sự chủ chốt

Phần này cần trình những thành viên ban lãnh đạo với trình độ chuyên môn cao và những thành tích nổi bật. Đủ để đối tác tin tưởng để tiến hành hợp tác.
Người lãnh đạo giỏi là đầu tầu trong việc dẫn dắt công ty, do vậy giới thiệu nhà lãnh đạo chi tiết và trang trọng nhất.

Thông tin liên hệ

Là phần quan trọng để khách hàng liên lạc với mình bất cứ lúc nào một cách đơn giản nhất. Nên chi tiết về số điện thoại, đường dây hotline, gmail, fax,…

Sự chuyên nghiệp của công ty và những định hướng phát triển tiềm năng của công ty trong thời gian tới.

Cách làm hồ sơ năng lực công ty

Thiết kế profile và hồ sơ năng lực chuyên nghiệp giúp cho thương hiệu của doanh nghiệp tăng cao sự tin tưởng từ khách hàng, và thúc đẩy họ tiến tới quyết định nhanh chóng hơn. Đối với rất nhiều những dân thiết kế đồ họa chuyên nghiệp, một ấn phẩm này thực sự đôi lúc cũng khá khó nhằn.

Thấu hiểu mục đích thiết kế trước khi bắt đầu

Trước khi bắt tay vào thiết kế, bạn cần phải tự đặt ra câu hỏi rằng, mình cần quyển profile này để làm gì nhỉ? Mình cần phải thể hiện những yếu tố gì trong thiết kế hồ sơ năng lực này?

Việc xác định rõ các mục tiêu và tính mục đích sẽ giúp bạn không bị chệch hướng trong quá trình thiết kế sau này.

Giới hạn số font chữ

Bạn không cần phải sử dụng quá nhiều các font chữ để thiết kế profile. Lời khuyên ở đây là có lẽ bạn chỉ nên sử dụng tối đa 3 loại font chữ cho: tiêu đề, tiêu đề phụ, và phần nội dung mà thôi. Hãy chọn lựa những loại font chữ phù hợp với đặc tính của doanh nghiệp

Chuẩn bị trước thông tin và nội dung

Để tránh những sai sót không đáng có, làm tốn thời gian và công sức sửa đi sửa lại nhiều lần, bạn cần đảm bảo rằng những thông tin và nội dung bạn sắp đặt lên trên thiết kế là hoàn toàn chính xác, đã được qua công đoạn kiểm duyệt rồi. Bạn sẽ không tưởng tượng được cảnh sau khi in ấn hàng nghìn cuốn profile và phát hiện ra có lỗi sai trong phần nội dung của mình đâu.

Tiếp cận theo hướng của người đọc

Chắc chắn rồi, ở đây người đọc là khách hàng, không phải chỉ mỗi bạn – designer. Do đó hãy tiếp cận theo lối suy nghĩ của họ, tránh sử dụng những thiết kế quá phức tạp, gây khó khăn trong quá trình tiếp cận thông tin về doanh nghiệp của người đọc.

Sử dụng bút và giấy trước

Thay vì bắt tay vào làm việc luôn trên các công cụ máy tính, bạn nên brainstorm trước các ý tưởng của mình ra giấy, tuyệt vời hơn là vẽ nháp các bố cục bạn định thể hiện để xem liệu chúng có phù hợp hay không. Việc nháp này không chỉ giúp bạn hiểu sâu hơn về vấn đề, mà còn có thể đưa ra nhiều ý tưởng sáng tạo và độc đáo hơn.

Tạo ấn tượng đầu tiên thật tốt

Cũng giống như các thiết kế truyền thông khác, bạn cũng cần tạo những ấn tượng đầu tiên cho người đọc thật tốt. Muốn khách hàng biết nhiều hơn về mình thì cần phải thu hút họ tìm hiểu về mình đúng không ?

Sử dụng hình ảnh chất lượng cao

Sử dụng hình ảnh chất lượng cao luôn luôn là điểm cộng trong mắt người đọc. Nếu như bạn không đủ kinh phí để có nhiều buổi đi chụp ảnh stock ở studio, hãy cân nhắc lựa chọn mua ảnh stock trên mạng để tiết kiệm hơn.